Diferencias entre compulsa y apostilla

En trámites con la administración, universidades o notarías aparecen a menudo los términos compulsa y apostilla. No son intercambiables: cada uno sirve para una cosa distinta. En este artículo se explican las diferencias y cuándo hace falta una u otra.

Qué es la compulsa

La compulsa (también llamada “compulsión” o “certificación de copia”) es el acto por el que una autoridad competente da fe de que una copia de un documento es fiel e idéntica al original que ha tenido a la vista.

• Qué certifica: solo que la copia coincide con el original. No valida el contenido del documento ni la autenticidad de la firma del que lo expidió.
• Ámbito: sobre todo nacional (España). Se usa para que una administración, universidad o entidad española acepte una copia en lugar del original.
• Quién puede compulsar: notarios, secretarios judiciales, funcionarios habilitados en ayuntamientos, universidades, juzgados y otras administraciones, según el tipo de documento y la normativa aplicable.

Cuándo se pide compulsa

• Presentar copias de DNI, títulos, certificados o contratos en oposiciones, becas o matrículas.
• Acreditar documentación en gestiones administrativas cuando no quieren el original.
• Cualquier trámite en el que te pidan “copia compulsada” o “copia certificada” del original.

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Qué es la apostilla

La apostilla (Apostilla de La Haya) es una legalización simplificada de documentos públicos para que produzcan efectos en otros países. Certifica la autenticidad de la firma, el sello y la cualidad del funcionario que expidió el documento en el país de origen.

• Qué certifica: que el documento público es auténtico en cuanto a su origen (firma, sello, cargo del firmante), según el Convenio de La Haya de 5 de octubre de 1961.
• Ámbito: internacional. Solo aplica entre Estados que son parte del Convenio de La Haya (Convenio XII). España y más de 120 países son parte.
• Quién expide la apostilla: en España, las autoridades designadas en el Real Decreto 1497/2011 (Ministerio de Justicia, notarios u otras según el tipo de documento). En el extranjero, la autoridad que cada Estado haya designado.

Cuándo se pide apostilla

• Presentar en España documentos públicos expedidos en el extranjero (certificados de nacimiento, matrimonio, antecedentes penales, títulos académicos, sentencias, poderes notariales) cuando el país de origen es parte del Convenio.
• Presentar en el extranjero documentos públicos españoles cuando el país de destino es parte del Convenio.

Si el país no es parte del Convenio, en lugar de apostilla se sigue la vía de legalización (por ejemplo, legalización consular).

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Comparación rápida

Aspecto	Compulsa	Apostilla
Objeto	Copia de un documento	Documento público (original o copia legalizada)
Qué se certifica	Que la copia es igual al original	Autenticidad de firma/sello del emisor
Ámbito	Nacional (España)	Internacional (países del Convenio La Haya)
Ejemplo	“Esta copia es fiel al DNI que he visto”	“Este certificado de nacimiento de X país es auténtico”
Emisor típico	Notario, ayuntamiento, universidad, juzgado	Ministerio de Justicia u otra autoridad designada

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¿Se pueden combinar?

Sí. Es frecuente que un documento extranjero tenga que:

1. Apostillarse (o legalizarse por vía consular si el país no es parte del Convenio) en el país de origen o en España, según corresponda.
2. Traducirse al español por traductor jurado, si la administración lo exige.
3. En algunos casos, compulsarse si te piden “copia compulsada” de ese documento ya apostillado y traducido (por ejemplo, para no entregar el original).

La compulsa no sustituye a la apostilla: la apostilla (o la legalización) da validez internacional al documento; la compulsa solo certifica que una copia es fiel al original que se ha presentado.

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Resumen

• Compulsa: certificar que una copia es igual al original; uso sobre todo nacional en España.
• Apostilla: legalizar un documento público para que sea válido en otros países (o en España si el documento viene del extranjero), entre Estados del Convenio de La Haya.

Si te piden “copia compulsada”, necesitas compulsa. Si te piden “documento apostillado” o “legalizado para uso en España/ en el extranjero”, necesitas apostilla (o legalización consular si no hay Convenio). En caso de duda sobre tu trámite concreto, conviene consultar con un gestor o con la administración que te pide el documento.